Pekerja kantoran sering kali harus mengirim surat melalui faks. Kasusnya bisa sangat berbeda, tetapi apa yang harus dilakukan jika Anda menghadapi masalah seperti itu untuk pertama kalinya dan sama sekali tidak tahu cara mengirim surat ke faks.
instruksi
Langkah 1
Tulis surat Anda di MS Word, menggunakan template yang dapat Anda gunakan di MS Publisher untuk menambahkan logo perusahaan. Gunakan MS EXEL jika Anda perlu menulis dan mengirim faks spreadsheet. Jika Anda akan mengirim gambar, mereka harus memiliki ekstensi.jpgG.
Langkah 2
Ketahuilah bahwa ukuran surat standar yang dapat difaks adalah halaman A4. Font yang dibutuhkan untuk menulis minimal berukuran 10 point. Untuk alasan ini, sebaiknya simpan semua pemikiran Anda dalam satu lembar sehingga Anda tidak perlu mengirim informasi ke banyak halaman.
Langkah 3
Nyatakan semua informasi dengan jelas dan singkat. Dalam surat yang akan Anda kirim ke faks, tulis hanya apa yang berguna dan menarik bagi penerima Anda. Jika, misalnya, permintaan khusus telah dikirimkan kepada Anda, jawablah dengan tepat, tanpa menyimpang dari topik, dll.
Langkah 4
Jangan memasukkan gambar atau gambar kecil ke dalam huruf, itu bisa kabur, dan akibatnya, penerima hanya akan menerima pendapat negatif tentang Anda atau perusahaan Anda. Pastikan untuk mencantumkan alamat, nomor telepon/fax, atau informasi kontak lainnya di akhir pesan.
Langkah 5
Cetak surat Anda. Periksa dokumen untuk kualitas cetak, harus baik, semua huruf harus jelas dan tidak buram sehingga penerima dapat melihat teks. Jika Anda menemukan kekurangan, perbaiki dan cetak kembali surat itu.
Langkah 6
Buka baki pengumpanan dokumen pada faks. Biasanya terletak di bagian belakang mesin. Masukkan surat Anda menghadap ke bawah. Jika Anda memiliki beberapa lembar, periksa apakah mesin faks Anda mendukung pengiriman massal, jika tidak, Anda harus memasukkan setiap lembar secara terpisah.
Langkah 7
Tunggu bunyi bip, mesin harus mengambil kertas. Tekan nomor faks penerima Anda. Tunggu respons di ujung kabel yang lain.
Langkah 8
Perkenalkan diri Anda dan tunjukkan bahwa Anda ingin mengirim faks. Tekan tombol "Mulai" bersama dengan penerima (Biasanya mereka mengatakan: "Mulai"). Faks akan dikirim jika semua langkah telah selesai. Jangan mengganti tabung sampai kertas melewati mesin sepenuhnya.
Langkah 9
Klik tombol "Hubungi" dan tentukan apakah surat Anda telah dikirim ke penerima (apakah faks telah lewat). Jika kualitas tampilan buruk, coba semua langkah lagi.
