Internet menyebar lebih dan lebih di semua bidang, termasuk dalam aliran dokumen. Seringkali lebih mudah dan lebih cepat untuk mengirim dokumen melalui email daripada metode lain. Bagaimana cara mengirim laporan melalui email dengan benar?
Diperlukan
- - pemindai;
- - komputer;
- - akses ke internet.
instruksi
Langkah 1
Tanyakan kepada penerima apakah dia dapat menerima dokumen yang diperlukan melalui email. Setiap organisasi memiliki peraturan dan aturan sendiri untuk kasus ini. Misalnya, lembaga pemerintah seperti Dana Pensiun Federasi Rusia dan Layanan Pajak Federal mengharuskan laporan dari organisasi disertai dengan tanda tangan elektronik. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengunduh program khusus ke komputer perusahaan dan menggunakannya untuk mendaftarkan kode digital unik yang akan berfungsi sebagai tanda tangan orang yang bertanggung jawab atas dokumen elektronik.
Langkah 2
Jika Anda ingin mengirim laporan yang sebelumnya dibuat dalam bentuk kertas, pindai. Jika ini tidak membangun penerima, maka Anda perlu membuat dokumen elektronik dalam format teks atau tabel, tergantung pada informasi apa yang ingin Anda sertakan dalam laporan.
Langkah 3
Lampirkan laporan ke badan surat. Harap dicatat bahwa karena risiko serangan virus, banyak orang tidak akan membuka file yang dikirim kepada mereka melalui surat. Oleh karena itu, Anda harus menggambarkan inti dari pengiriman Anda di badan surat sehingga penerima yakin bahwa itu benar-benar Anda, dan bukan peretas sistem komputer.
Langkah 4
Beberapa sistem pelaporan, seperti Google Analytics, memiliki sistem pengiriman teks sendiri. Setelah Anda selesai mengerjakan laporan, klik tombol "Email" yang terletak di bagian atas layar. Kemudian pilih kategori "Kirim" dari menu yang muncul. Tentukan format file yang ingin Anda kirim. Kemudian sertakan alamat penerima, baris subjek dan teks yang menyertai laporan tersebut. Kemudian klik tombol "Kirim" lagi.
