Orang-orang terbiasa mengirim email dengan cepat. Di malam hari, Anda dapat bertukar selusin atau lebih pesan, dan korespondensi dengan teman dan kerabat sering kali menyerupai dialog lisan. Namun, saat menulis surat bisnis, Anda harus mengikuti aturan etiket, dan aturannya hampir sama untuk email dan surat biasa.
Itu perlu
- - komputer dengan koneksi internet;
- - buku telepon.
instruksi
Langkah 1
Nyatakan tujuan pesan Anda. Tidak perlu menuliskannya, tetapi Anda harus memahami dengan jelas apakah Anda ingin mencapai kontrak baru, mendapatkan klien baru, mempekerjakan karyawan baru, mengajukan klaim, atau sekadar memberi selamat kepada mitra di hari libur.
Langkah 2
Pikirkan tentang siapa sebenarnya yang harus menerima surat Anda. Bentuknya sangat tergantung pada ini. Mungkin Anda tidak perlu menulis apa pun, tetapi cukup menelepon melalui telepon, mendiskusikan situasi di forum khusus, atau menyelesaikan masalah secara langsung.
Langkah 3
Pilih jenis surat. Bagi konsumen, ini dapat berupa penawaran produk atau layanan, informasi lain yang bersifat periklanan. Anda dapat melakukan survei. Bank sering mengingatkan pelanggan tentang hutang atau persyaratan pinjaman baru. Anda dapat mengirimkan informasi tentang lowongan dan pemberitahuan pekerjaan kepada orang yang ingin Anda temui di tim Anda. Beberapa pesan harus diterima oleh karyawan perusahaan secara tertulis. Ini adalah informasi disiplin dan peringatan pengurangan. Mitra biasanya menerima proposal, keluhan, dan permintaan maaf baru.
Langkah 4
Surat bisnis harus berisi rincian tertentu, jadi lebih baik untuk mengembangkan formulir segera. Formulir yang telah diisi dapat dikirim melalui email sebagai lampiran atau dicetak dan dikirim melalui surat biasa melalui surat biasa atau bersertifikat. Di bagian atas harus ada nama perusahaan Anda, atau bahkan lebih baik - logo. Sedikit di bawah ini adalah tanggal dan nomor, dan jika perlu, tautan ke sumber daya jaringan (misalnya, jika persyaratan kontrak atau dokumentasi tender diposting di situs web resmi). Lebih baik menyimpan kolom untuk subjek surat. Buat itu berani. Ini akan memungkinkan penerima Anda untuk dengan cepat menavigasi dokumen yang dikirimkan kepadanya untuk ditandatangani setiap hari.
Langkah 5
Tentukan nama belakang, nama depan, patronimik, dan posisi orang yang dituju surat itu. Banyak perusahaan memiliki situs web mereka sendiri atau setidaknya halaman rumah di Internet. Mungkin ada kontak di sana. Anda dapat menghubungi sekretaris dan mencari tahu karyawan mana yang terlibat dalam masalah tertentu. Perusahaan mungkin memiliki senama dan bahkan karyawan yang memiliki nama belakang dan inisial yang sama.
Langkah 6
Mulailah surat Anda dengan alamat pribadi dengan nama dan patronimik. Akan lebih tepat untuk menambahkan kata "dihormati", bahkan jika Anda sedang menulis surat tindakan disipliner. Di bagian pendahuluan, ingatkan penerima akan kontak sebelumnya, meskipun sudah lama sekali. Ada kemungkinan bahwa karyawan ini menghadapi banyak masalah. Penting untuk memberinya kesempatan untuk menyesuaikan diri, dan pada saat yang sama menunjukkan bahwa Anda menghargai waktunya. Ini bisa berupa tautan ke kontrak yang ditandatangani pada tanggal tertentu, atau pesan bahwa resume yang diposting di situs telah ditinjau oleh manajemen. Jika Anda menulis tanggapan, harap tunjukkan tindakan mana yang telah dilakukan responden Anda sebagai pemicu.
